辦公室管理制度

一、文件資料管理制度

1、總則

為保證項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度

2、適用范圍

本制度適用于對(duì)公司實(shí)施項(xiàng)目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來(lái)文件和資料的管理

3、職責(zé)

⑴經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施本制度

⑵經(jīng)理辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目掛你文件的收發(fā)，文件和資料的貯存和管理

⑶各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理

⑷項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對(duì)接收的文件、資料和施工過(guò)程中形成記錄的控制和管理

4、文件資料的編制與審批

⑴各職能部門按項(xiàng)目管理職責(zé)編制相應(yīng)文件

⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，字跡清楚

⑶文件底稿應(yīng)保留，并附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公室綜合檔案室存檔備查

⑷項(xiàng)目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項(xiàng)目管理體系支持性文件范圍的國(guó)家法律以及上級(jí)部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等，唷各職能部門領(lǐng)導(dǎo)確定

⑸文件和資料內(nèi)容需進(jìn)行更改，由制定該文件的部門負(fù)責(zé)實(shí)施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制

⑹文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行。若指定其他部門或人員審批時(shí)，該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改

⑺文件更改時(shí)，與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時(shí)修改，以保證相關(guān)文件的有效性

⑻各職能部門編制〈文件修改記錄〉，記錄文件的修改情況

⑼對(duì)項(xiàng)目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)工作場(chǎng)所，都得使用相應(yīng)文件的有效版本，及時(shí)撤出作廢文件

5、文件資料登記、發(fā)放和回收

1）文件和資料登記

項(xiàng)目管理職能部門、項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員按文件編號(hào)、文件名稱等項(xiàng)目，填寫〈受控文件清單〉。項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項(xiàng)目的來(lái)往函件也要進(jìn)行登記，按本單位實(shí)際情況對(duì)文件、資料分門別類進(jìn)行登記

2）文件的收發(fā)

⑴文件餓發(fā)放范圍，由該文件的批準(zhǔn)人決定。資料員按規(guī)定發(fā)放，收文人員必須在〈發(fā)放回收登記表〉上簽字，以便備查

⑵項(xiàng)目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負(fù)責(zé)發(fā)放，并填寫〈發(fā)放回收登記表〉

⑶各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室

3）文件資料的回收

⑴資料員對(duì)被替代或作廢、失效文件和資料，按發(fā)放范圍及時(shí)回收，并在〈發(fā)放回收登記表〉上注明回收日期

⑵資料員對(duì)調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收

⑶項(xiàng)目經(jīng)理部解體時(shí)，各職能部門對(duì)其領(lǐng)用的文件和資料予以回收

6、文件和資料的存檔

⑴項(xiàng)目管理職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結(jié)果報(bào)送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室

⑵作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時(shí)交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關(guān)表格上標(biāo)識(shí)出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀

⑶經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料

⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫〈文件銷毀（留用）申請(qǐng)表〉，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。

附表：

?????????????? 受控文件清單??????????????????????? 附表11-12

注：文件作廢或換版時(shí)，在備注欄中注明。